Unit 26 · लेखन सिप · 22 min read
व्यावहारिक लेखन, प्रतिवेदन र टिप्पणी लेखन
What the syllabus asks for 8
- व्यावहारिक लेखन भनेको के हो ?
- औपचारिक भाषा र आदरार्थीका नियम
- निवेदन
- सूचना
- कार्यालय पत्र (पत्राचार)
- विज्ञापन
- टिप्पणी लेखन
- प्रतिवेदन लेखन
यो अध्याय परीक्षामा सबैभन्दा भरपर्दो अङ्क दिने अध्याय हो। विशिष्टीकरण तालिकाअनुसार व्यावहारिक लेखनका ४ अङ्क र प्रतिवेदन तथा टिप्पणी लेखनका ५ अङ्क — जम्मा ९ अङ्क यहीँबाट आउँछन्। यी नौ अङ्क "थाहा भए आउने, नभए नआउने" प्रकारका होइनन्; यी ढाँचा का अङ्क हुन्। ढाँचा ठिक भए विषयवस्तु साधारण भए पनि अङ्क आउँछ, र ढाँचा बिग्रे जति राम्रो भाषा लेखे पनि अङ्क कट्छ। त्यसैले यस अध्यायको प्रत्येक ढाँचा हुबहु कण्ठ पार्नुहोस्।
व्यावहारिक लेखन — ४ अङ्क। निवेदन, सूचना, कार्यालय पत्र वा विज्ञापनमध्ये कुनै एक सोधिन्छ। प्रतिवेदन/टिप्पणी — ५ अङ्क। दुईमध्ये कुनै एक सोधिन्छ। दुवै प्रश्नमा परीक्षकले पहिले ढाँचा हेर्छन् — मिति कहाँ छ, सम्बोधन कसरी छ, विषय लेखिएको छ कि छैन, अन्त्यमा नाम-पद-हस्ताक्षर छ कि छैन। त्यसपछि मात्र भाषा र विषयवस्तु हेरिन्छ।
26.1 व्यावहारिक लेखन भनेको के हो ?
दैनिक जीवनका व्यावहारिक आवश्यकता पूरा गर्न निश्चित ढाँचा र औपचारिक भाषामा गरिने लेखनलाई व्यावहारिक लेखन भनिन्छ। यसमा लेखकको कल्पना वा सिर्जनशीलता होइन, प्रयोजन प्रधान हुन्छ। निवेदन दिनु, सूचना टाँस्नु, कार्यालयबिच पत्राचार गर्नु, विज्ञापन छपाउनु, टिप्पणी उठाउनु र प्रतिवेदन बुझाउनु — यी सबै व्यावहारिक लेखनका रूप हुन्।
निश्चित प्रयोजनका लागि, निश्चित पाठकलाई लक्ष्य गरी, समाजमा स्वीकृत निश्चित ढाँचामा औपचारिक भाषामा गरिने लेखन। यसका तीन अनिवार्य गुण हुन् — निश्चित ढाँचा, औपचारिक भाषा र स्पष्ट प्रयोजन।
| पक्ष | सिर्जनात्मक लेखन | व्यावहारिक लेखन |
|---|---|---|
| उद्देश्य | आनन्द, सौन्दर्य, अनुभूति | काम फत्ते गर्नु |
| ढाँचा | स्वतन्त्र | पूर्वनिर्धारित र अनिवार्य |
| भाषा | अलङ्कारिक, भावपूर्ण | सरल, सटिक, औपचारिक |
| पुरुष | प्रायः प्रथम पुरुष | निवेदनमा प्रथम, प्रतिवेदनमा तृतीय |
| लम्बाइ | स्वतन्त्र | सीमित र सङ्क्षिप्त |
| उदाहरण | कविता, निबन्ध, कथा | निवेदन, सूचना, प्रतिवेदन |
26.2 औपचारिक भाषा र आदरार्थीका नियम
यी छ नियम सबै ढाँचामा लागू हुन्छन्। परीक्षामा अङ्क गुम्ने ठुलो कारण ढाँचा होइन, भाषाको स्तर बिग्रनु हो।
(१) आदरार्थी क्रियापद अनिवार्य। माथिल्लो पदाधिकारीलाई सम्बोधन गर्दा गर्नुहुन्छ, हुनुहुन्छ, दिनुहोस्, गरिदिनुहुन प्रयोग गर्नुहोस्। "पठाउनुहोला" भन्दा "पठाइदिनुहुन अनुरोध छ" बढी औपचारिक हो।
(२) आफूलाई नम्र राख्ने शब्द। यसमा, म, हामी का ठाउँमा यस पङ्क्तिकार, निवेदक, तपाईंको आज्ञाकारी जस्ता शब्द प्रयोग हुन्छन्। निवेदनको अन्त्यमा "निवेदक" लेख्ने चलन यही कारणले हो।
(३) अनुरोधका मानक वाक्यांश। समापनमा यीमध्ये एक प्रयोग गर्नुहोस् — "... गरिदिनुहुन अनुरोध गर्दछु।", "... पाऊँ भनी निवेदन गर्दछु।", "... हुन सादर अनुरोध छ।"
(४) भाववाच्य र कर्मवाच्यको प्रयोग। प्रतिवेदन, सूचना र टिप्पणीमा कर्ता लुकाइन्छ — "अनुगमन गरियो", "निर्णय गर्न अनुरोध छ", "जानकारी गराइन्छ"। प्रतिवेदनमा "मैले देखेँ" होइन, "अवलोकन गरियो" लेख्नुहोस्।
(५) पारिभाषिक र प्रशासनिक शब्दावली। उपर्युक्त, तदनुसार, सन्दर्भ, प्रतिलिपि, बोधार्थ, पेस, स्वीकृति, दस्तखत, मिति, च.नं. (चलानी नम्बर), प.सं. (पत्र सङ्ख्या)।
(६) बोलीचालीका शब्द वर्जित। ल, अनि, त, नि, हो कि, राम्रै छ जस्ता शब्द औपचारिक लेखनमा कहिल्यै नलेख्नुहोस्।
(१) मिति नलेख्नु — हरेक ढाँचामा मिति अनिवार्य छ। (२) विषय: नलेख्नु — निवेदन र कार्यालय पत्रमा विषय नभई हुँदैन। (३) अन्त्यमा नाम, पद, ठेगाना र हस्ताक्षरको स्थान नछाड्नु। (४) निवेदनमा "तपाईं" लेख्नु — औपचारिक निवेदनमा "श्रीमान्" प्रयोग गर्नुहोस्। (५) प्रतिवेदनमा प्रथम पुरुष प्रयोग गर्नु — प्रतिवेदन सधैँ तृतीय पुरुष र भाववाच्यमा लेखिन्छ।
हरेक औपचारिक लेखनको कङ्काल यही छ: मिति → सम्बोधन (श्रीमान्…) → विषय → बेहोरा (मूल कुरा) → समापन (अनुरोध वाक्य) → नाम-पद-हस्ताक्षर। छ अक्षर, छ भाग। कुन ढाँचामा के थपिन्छ भन्ने मात्र फरक हो; कङ्काल यही रहन्छ।
26.3 निवेदन
कुनै अधिकारप्राप्त व्यक्ति वा निकायसमक्ष आफ्नो आवश्यकता, समस्या वा माग नम्र भाषामा राखी अनुरोध गर्ने औपचारिक पत्रलाई निवेदन भनिन्छ।
प्रयोग-सन्दर्भ: बिदा माग्न, प्रमाणपत्र/चारित्रिक प्रमाणपत्र लिन, नामथर वा जन्ममिति सच्याउन, शुल्क मिनाहा गर्न, छात्रवृत्ति माग्न, कक्षा वा विषय परिवर्तन गर्न, खेल मैदान वा पुस्तकालयको सुविधा माग्न, गुनासो दर्ता गर्न।
नमुना १ — बिदाको निवेदन (पूरै)
मिति : २०८२/०५/१२
श्रीमान् प्रधानाध्यापकज्यू, शान्ति आदर्श माध्यमिक विद्यालय, बुटवल, रूपन्देही ।
विषय : बिदा पाउँ ।
महोदय,
प्रस्तुत विषयमा म यस विद्यालयको कक्षा ११ (मानविकी सङ्काय) मा अध्ययनरत विद्यार्थी हुँ । गत मिति २०८२/०५/१० गतेदेखि अचानक ज्वरो आई चिकित्सकको परामर्शमा घरमै विश्राम गर्नुपर्ने भएकाले मिति २०८२/०५/१० गतेदेखि २०८२/०५/१४ गतेसम्म जम्मा पाँच दिन विद्यालयमा उपस्थित हुन नसक्ने भएको छु । यस अवधिको पठनपाठनको क्षतिपूर्ति म आफैँ गर्नेछु र बिदापछि नियमित उपस्थित हुनेछु । चिकित्सकको सिफारिस पत्र यसैसाथ संलग्न राखेको छु ।
अतः उपर्युक्त कारणले उक्त अवधिको बिदा स्वीकृत गरिदिनुहुन सादर अनुरोध गर्दछु ।
यसै अनुरोधसहित,
निवेदक सविन थापा कक्षा ११, रोल नं. ०७ हस्ताक्षर : ..................
नमुना २ — चारित्रिक प्रमाणपत्रको निवेदन (पूरै)
मिति : २०८२/०६/०२
श्रीमान् प्रधानाध्यापकज्यू, जनज्योति माध्यमिक विद्यालय, धनगढी, कैलाली ।
विषय : चारित्रिक प्रमाणपत्र उपलब्ध गराइपाउँ ।
महोदय,
प्रस्तुत विषयमा म यस विद्यालयबाट शैक्षिक सत्र २०८१ मा कक्षा १० उत्तीर्ण गरी हाल कक्षा ११ मा भर्ना हुने प्रक्रियामा रहेको विद्यार्थी हुँ । भर्ना प्रयोजनका लागि सम्बन्धित विद्यालयले चारित्रिक प्रमाणपत्र अनिवार्य माग गरेको हुँदा उक्त प्रमाणपत्र मलाई तत्काल आवश्यक परेको छ । यसका लागि तोकिएको दस्तुर बुझाउन म तयार छु । आवश्यक कागजात यसैसाथ संलग्न गरेको छु ।
अतः मेरो अध्ययन अवरुद्ध नहोस् भन्ने हेतुले यथाशीघ्र चारित्रिक प्रमाणपत्र उपलब्ध गराइदिनुहुन सादर अनुरोध गर्दछु ।
यसै अनुरोधसहित,
निवेदक अञ्जली चौधरी पूर्वविद्यार्थी, कक्षा १० (२०८१) सम्पर्क नं. ९८४८०००००० हस्ताक्षर : ..................
26.4 सूचना
कुनै निकाय वा व्यक्तिले सर्वसाधारण वा सम्बन्धित पक्षलाई कुनै कुराको जानकारी गराउन सार्वजनिक रूपमा प्रकाशन वा प्रसारण गर्ने संक्षिप्त लेखलाई सूचना भनिन्छ।
प्रयोग-सन्दर्भ: भर्ना खुलेको, परीक्षा तालिका, छात्रवृत्ति, बोलपत्र आह्वान, हराएको वस्तु, कार्यक्रमको निमन्त्रणा, कार्यालय सरेको जानकारी, सेवा अवरुद्ध हुने खबर।
ढाँचाका अनिवार्य भाग: (१) निकायको नाम र ठेगाना शिरमा, (२) बिचमा ठुलो अक्षरमा सूचना, (३) प्रथम पटक/दोस्रो पटक प्रकाशित मिति, (४) बेहोरा — को, के, कहिले, कहाँ, कसरी, (५) सम्पर्क विवरण, (६) तल दायाँ कुनामा सूचना जारी गर्नेको नाम र पद।
नेपाल सरकार शिक्षा, विज्ञान तथा प्रविधि मन्त्रालय श्री जनकल्याण माध्यमिक विद्यालय पोखरा–८, कास्की
सूचना (प्रथम पटक प्रकाशित मिति : २०८२/०४/०१)
यस विद्यालयमा शैक्षिक सत्र २०८२ का लागि कक्षा ११ मा विज्ञान, व्यवस्थापन र मानविकी सङ्कायमा विद्यार्थी भर्ना गर्नुपर्ने भएकाले इच्छुक उम्मेदवारहरूबाट दरखास्त आह्वान गरिएको व्यहोरा सम्बन्धित सबैलाई जानकारी गराइन्छ ।
१. आवश्यक योग्यता : एस.ई.ई. उत्तीर्ण (विज्ञान सङ्कायका लागि गणित र विज्ञानमा न्यूनतम 'ख' श्रेणी) ।
२. दरखास्त दिने अन्तिम मिति : २०८२/०४/२० गते, कार्यालय समयभित्र ।
३. प्रवेश परीक्षा : २०८२/०४/२३ गते बिहान ११:०० बजे, विद्यालय परिसरमा ।
४. आवश्यक कागजात : लब्धाङ्कपत्र, चारित्रिक प्रमाणपत्र, जन्मदर्ता र नागरिकताको प्रतिलिपि, पासपोर्ट साइजको फोटो २ प्रति ।
५. दरखास्त दस्तुर : रु. ५००।– (फिर्ता नहुने) ।
६. सम्पर्क : विद्यालय प्रशासन शाखा, फोन ०६१–०००००० ।
तोकिएको म्यादपछि प्राप्त हुन आएका दरखास्त उपर कुनै कारबाही हुने छैन ।
आज्ञाले, दीपक अधिकारी प्रधानाध्यापक
26.5 कार्यालय पत्र (पत्राचार)
एक कार्यालयले अर्को कार्यालय, संस्था वा व्यक्तिसँग औपचारिक रूपमा गर्ने लिखित सञ्चारलाई कार्यालय पत्र भनिन्छ। यो निवेदनभन्दा फरक छ — निवेदन तलबाट माथि जान्छ र अनुरोध गर्छ; कार्यालय पत्र बराबरी वा तलतिर जान्छ र जानकारी, अनुरोध वा निर्देशन दिन्छ।
ढाँचाका अनिवार्य भाग: (१) शिरमा नेपाल सरकार र मन्त्रालय/निकायको नाम, (२) कार्यालयको नाम र ठेगाना, (३) बायाँ कुनामा प.सं. र च.नं., (४) दायाँ कुनामा मिति, (५) श्री ... — प्राप्तकर्ताको नाम/पद र ठेगाना, (६) विषय :, (७) बेहोरा, (८) आज्ञाले लेखी अधिकारीको नाम, पद र हस्ताक्षर, (९) तल बोधार्थ : — प्रतिलिपि पठाइने निकायको सूची।
नेपाल सरकार शिक्षा, विज्ञान तथा प्रविधि मन्त्रालय शिक्षा विकास तथा समन्वय इकाइ कास्की
प.सं. : ०८२/८३ मिति : २०८२/०५/२५ च.नं. : ११४
श्री प्रधानाध्यापकज्यू जनकल्याण माध्यमिक विद्यालय पोखरा–८, कास्की ।
विषय : विद्यार्थी सहभागिता सम्बन्धमा ।
प्रस्तुत विषयमा यस इकाइको संयोजनमा मिति २०८२/०६/०५ गते "विद्यालयस्तरीय वातावरण संरक्षण गोष्ठी" सञ्चालन हुने भएको हुँदा उक्त गोष्ठीमा त्यस विद्यालयबाट कक्षा ११ र १२ का जम्मा पाँच जना विद्यार्थी र एक जना शिक्षक सहभागी गराइदिनुहुन अनुरोध छ । सहभागीको नामावली मिति २०८२/०५/३० गतेभित्र यस इकाइमा पठाइदिनुहुन समेत अनुरोध गरिन्छ । गोष्ठीसम्बन्धी विस्तृत कार्यतालिका यसैसाथ संलग्न छ ।
आज्ञाले, सरिता पौडेल इकाइ प्रमुख
बोधार्थ : १. श्री शिक्षा विकास तथा समन्वय इकाइ, गण्डकी प्रदेश — जानकारीका लागि । २. सम्बन्धित फाइल ।
कसले लेख्यो ? व्यक्तिले लेखे — निवेदन; कार्यालयले लेखे — कार्यालय पत्र। अनि: निवेदनको अन्त्यमा "निवेदक" हुन्छ, कार्यालय पत्रको अन्त्यमा "आज्ञाले" हुन्छ। कार्यालय पत्रमा मात्र प.सं., च.नं. र बोधार्थ हुन्छन् — यी तीन कुरा निवेदनमा कहिल्यै नलेख्नुहोस्।
26.6 विज्ञापन
कुनै वस्तु, सेवा, अवसर वा कार्यक्रमको जानकारी सर्वसाधारणसमक्ष आकर्षक रूपमा पुर्याई ध्यान खिच्ने उद्देश्यले प्रकाशित गरिने लेखलाई विज्ञापन भनिन्छ। सूचना र विज्ञापनमा फरक छ: सूचना जानकारी दिन्छ, विज्ञापन जानकारी दिनुका साथै मनाउने प्रयास गर्छ।
ढाँचाका अनिवार्य भाग: (१) आकर्षक शीर्षक वा नारा, (२) विज्ञापन दिने संस्थाको नाम र लोगोको स्थान, (३) के प्रस्ताव गरिएको हो भन्ने स्पष्ट बुँदा, (४) मूल्य, छुट वा सर्त, (५) समयसीमा, (६) सम्पर्क ठेगाना, फोन र इमेल, (७) प्रकाशित मिति।
सुनौलो भविष्यको ढोका — हामीसँग !
श्री हिमशिखर उच्च माध्यमिक विद्यालय इटहरी–४, सुनसरी
कक्षा ११ मा भर्ना खुल्यो !
- सङ्काय : विज्ञान, व्यवस्थापन, मानविकी र शिक्षा
- सुविधा : अनुभवी शिक्षक, सुसज्जित विज्ञान प्रयोगशाला, कम्प्युटर ल्याब, पुस्तकालय र खेल मैदान
- छात्रवृत्ति : एस.ई.ई. मा ३.६ भन्दा माथि औसत श्रेणी अङ्क ल्याउने विद्यार्थीलाई शतप्रतिशत शुल्क छुट; दलित, लोपोन्मुख र अपाङ्गता भएका विद्यार्थीलाई विशेष छात्रवृत्ति
- यातायात : इटहरी, धरान र विराटनगरबाट निःशुल्क बस सेवा
- भर्ना अवधि : २०८२ साउन १ देखि साउन २५ गतेसम्म
पहिले आउनेलाई पहिले अवसर — सिट सीमित !
सम्पर्क : विद्यालय प्रशासन, फोन ०२५–००००००, मोबाइल ९८५२०००००० इमेल : (इमेल ठेगाना)
(प्रकाशित मिति : २०८२/०३/२८)
विज्ञापन छोटो, बुँदागत र आकर्षक हुनुपर्छ — अनुच्छेदमा लेखिएको विज्ञापनले अङ्क गुमाउँछ। तर आकर्षक बनाउने नाममा झुटो दाबी नलेख्नुहोस् ("नेपालकै नम्बर एक" जस्ता अप्रमाणित दाबी)। र सम्पर्क विवरण तथा मिति नछुटाउनुहोस् — यी दुई नभएको विज्ञापन अपूर्ण मानिन्छ।
26.7 टिप्पणी लेखन
कार्यालयमा कुनै विषयमा निर्णय लिनुअघि सहायक वा अधिकृत कर्मचारीले त्यस विषयको पृष्ठभूमि, प्रचलित कानुनी व्यवस्था, विकल्प र आफ्नो राय क्रमबद्ध रूपमा लेखी निर्णयकर्तासमक्ष पेस गर्ने संक्षिप्त लेखलाई टिप्पणी भनिन्छ।
निर्णय लिनुपर्ने विषयमा तथ्य, आधार र विकल्प प्रस्तुत गरी निर्णयकर्तालाई सहजीकरण गर्न कार्यालयभित्रै तयार पारिने आन्तरिक लेख। यो निर्णयभन्दा अगाडि लेखिन्छ।
टिप्पणीका अनिवार्य भाग:
| क्रम | भाग | के लेख्ने |
|---|---|---|
| १ | शिर | कार्यालयको नाम, शाखा, मिति, टिप्पणी नम्बर |
| २ | विषय | एक वाक्यमा, स्पष्ट |
| ३ | प्रस्तावना/पृष्ठभूमि | विषय कसरी उठ्यो, कुन पत्र/निवेदनबाट |
| ४ | तथ्य विवरण | सम्बन्धित तथ्य, तथ्याङ्क र मिति |
| ५ | कानुनी/नीतिगत आधार | कुन ऐन, नियमावली वा निर्णयले के भन्छ |
| ६ | विश्लेषण र विकल्प | सम्भावित विकल्प र तिनका पक्ष-विपक्ष |
| ७ | निष्कर्ष र राय | लेख्नेको सुझाव |
| ८ | पेस गर्ने | नाम, पद, हस्ताक्षर र मिति |
| ९ | तोक/आदेशको खाली स्थान | निर्णयकर्ताले भर्ने ठाउँ |
टिप्पणी — पूरै नमुना (५ अङ्कको उत्तर यति लामो हुनुपर्छ)
श्री जनकल्याण माध्यमिक विद्यालय प्रशासन शाखा, पोखरा–८, कास्की
टिप्पणी नं. : ०८२/८३–०९ मिति : २०८२/०५/१८
विषय : विद्यालय पुस्तकालयमा पुस्तक खरिद सम्बन्धमा ।
१. प्रस्तावना : कक्षा ११ र १२ का विद्यार्थी तथा विषय शिक्षकहरूको संयुक्त हस्ताक्षरसहितको मिति २०८२/०५/१२ गतेको निवेदन यस शाखामा प्राप्त भएको छ । निवेदनमा विद्यालय पुस्तकालयमा नयाँ पाठ्यक्रमअनुसारका सन्दर्भ पुस्तक नभएकाले पठनपाठनमा कठिनाइ भएको व्यहोरा उल्लेख छ ।
२. तथ्य विवरण : हाल पुस्तकालयमा जम्मा १,२४० थान पुस्तक रहेका छन्, जसमध्ये कक्षा ११–१२ का लागि उपयोगी सन्दर्भ पुस्तक १८० थान मात्र छन् । पुस्तकालय अभिलेखअनुसार गत तीन शैक्षिक सत्रदेखि नयाँ पुस्तक खरिद भएको छैन । चालु आर्थिक वर्षको स्वीकृत बजेटको "पुस्तक तथा शैक्षिक सामग्री" शीर्षकमा रु. २,००,०००।– विनियोजित रहेको र सो रकम अद्यापि खर्च नभएको देखिन्छ ।
३. कानुनी तथा नीतिगत आधार : विद्यालय व्यवस्थापन समितिको मिति २०८२/०२/१० गतेको बैठकको निर्णय नं. ४ अनुसार रु. ३ लाखसम्मको शैक्षिक सामग्री खरिद सोझै खरिद विधिबाट गर्न सकिने व्यवस्था छ । सार्वजनिक खरिद सम्बन्धी प्रचलित व्यवस्थाअनुसार सोझै खरिदका लागि कम्तीमा तीन आपूर्तिकर्ताबाट दरभाउपत्र सङ्कलन गर्नुपर्ने हुन्छ ।
४. विश्लेषण र विकल्प : विकल्प (क) — तत्काल तीन आपूर्तिकर्ताबाट दरभाउपत्र माग गरी न्यूनतम मूल्यवालाबाट खरिद गर्ने । यसबाट चालु सत्रभित्रै पुस्तक उपलब्ध हुन्छ; तर छनोटमा हतार हुन सक्छ । विकल्प (ख) — विषयगत शिक्षकहरूको एक समिति गठन गरी आवश्यक पुस्तकको सूची तयार गराएर मात्र खरिद प्रक्रिया अघि बढाउने । यसले छनोटको गुणस्तर बढाउँछ; समय भने करिब दुई हप्ता थपिन्छ ।
५. निष्कर्ष तथा राय : विद्यार्थीको तत्काल आवश्यकता र बजेट खर्चको समयसीमा दुवैलाई हेर्दा विकल्प (ख) बढी उपयुक्त देखिन्छ, तर समय जोगाउन समिति गठन र दरभाउपत्र आह्वान सँगसँगै अघि बढाउन सकिन्छ । तदनुसार — (क) विषयगत शिक्षक सम्मिलित तीन सदस्यीय पुस्तक छनोट समिति गठन गर्ने, (ख) सो समितिले सात दिनभित्र सूची पेस गर्ने, र (ग) प्राप्त सूचीका आधारमा दरभाउपत्रमार्फत रु. २,००,०००।– सम्मको पुस्तक खरिद गर्ने गरी निर्णयार्थ पेस गरेको छु ।
पेस गर्ने : विनोद गुरुङ लेखा तथा प्रशासन सहायक हस्ताक्षर : .................. मिति : २०८२/०५/१८
तोक आदेश : .............................................................. (प्रधानाध्यापक)
26.8 प्रतिवेदन लेखन
कुनै घटना, कार्यक्रम, अनुगमन, अध्ययन वा अवस्थाबारे तथ्यपरक जानकारी सङ्कलन गरी क्रमबद्ध, वस्तुनिष्ठ र निष्कर्षसहित प्रस्तुत गरिने औपचारिक लेखलाई प्रतिवेदन भनिन्छ।
कुनै काम सम्पन्न भइसकेपछि वा कुनै अवस्थाको अध्ययन गरिसकेपछि त्यसको तथ्यपरक विवरण, विश्लेषण, निष्कर्ष र सुझावसहित सम्बन्धित निकायसमक्ष पेस गरिने लेख। यो काम भइसकेपछि लेखिन्छ।
प्रतिवेदनका अनिवार्य भाग: (१) शीर्षक, (२) प्रस्तुतकर्ता र प्राप्तकर्ता, (३) मिति, (४) पृष्ठभूमि/उद्देश्य, (५) कार्यविधि — तथ्य कसरी जुटाइयो, (६) प्राप्त तथ्य र विवरण, (७) विश्लेषण, (८) निष्कर्ष, (९) सुझाव, (१०) प्रस्तुतकर्ताको नाम, पद र हस्ताक्षर, (११) आवश्यक भए अनुसूची।
प्रतिवेदन तृतीय पुरुष र भाववाच्यमा लेखिन्छ। "हामीले गयौँ र हेर्यौँ" होइन — "अनुगमन टोली स्थलगत रूपमा खटियो र अवलोकन गरियो" लेख्नुहोस्। भावुक विशेषण (अत्यन्तै नराम्रो, साह्रै राम्रो) नलेखी सङ्ख्या र तथ्य दिनुहोस् (५ मध्ये ३ शौचालय प्रयोगयोग्य अवस्थामा छैनन्)। सुझाव सधैँ कार्यान्वयनयोग्य हुनुपर्छ।
प्रतिवेदन — पूरै नमुना (५ अङ्कको उत्तर)
विद्यालय सरसफाइ तथा खानेपानी अवस्था अनुगमन प्रतिवेदन
प्रस्तुत गरिने निकाय : विद्यालय व्यवस्थापन समिति, जनकल्याण माध्यमिक विद्यालय, पोखरा–८ प्रस्तुतकर्ता : सरसफाइ अनुगमन उपसमिति मिति : २०८२/०५/२८
१. पृष्ठभूमि तथा उद्देश्य : विद्यालय व्यवस्थापन समितिको मिति २०८२/०५/१५ गतेको निर्णय नं. ३ अनुसार विद्यालयको सरसफाइ र खानेपानीको वर्तमान अवस्था अध्ययन गरी सुधारका उपाय सिफारिस गर्ने उद्देश्यले तीन सदस्यीय उपसमिति गठन भएको थियो । सोही निर्णयबमोजिम यो प्रतिवेदन तयार पारिएको हो ।
२. कार्यविधि : मिति २०८२/०५/२० देखि २०८२/०५/२५ सम्म छ दिन स्थलगत अवलोकन गरियो । यस क्रममा शौचालय, खानेपानीका धारा, कक्षाकोठा, भान्साघर र खेल मैदानको निरीक्षण गरियो । कक्षा ९ देखि १२ सम्मका ८० जना विद्यार्थीबाट प्रश्नावली भराइयो र सरसफाइ कर्मचारी दुई जना तथा शिक्षक पाँच जनासँग अन्तर्वार्ता लिइयो ।
३. प्राप्त तथ्य : (क) विद्यालयमा जम्मा ८ ओटा शौचालय छन्, जसमध्ये ३ ओटा ढोका बिग्रेका र २ ओटा पानी नआउने कारण प्रयोगविहीन अवस्थामा छन् । (ख) छात्राका लागि छुट्टै शौचालय एक मात्र छ; निःशुल्क स्यानिटरी प्याडको व्यवस्था छैन । (ग) खानेपानीका ६ ओटा धारामध्ये ४ ओटा मात्र चालु छन् । पानी छान्ने फिल्टर गत वर्षदेखि मर्मत भएको छैन । (घ) सर्वेक्षणमा सहभागी ८० जनामध्ये ५६ जना (७०%) ले विद्यालयको पानी पिउन नरुचाएको र घरबाटै बोतल ल्याउने गरेको बताए । (ङ) फोहोर वर्गीकरणका लागि रङ छुट्याइएका डस्टबिन कतै राखिएका छैनन्; फोहोर विद्यालय परिसरकै पछाडि जलाउने गरिएको पाइयो ।
४. विश्लेषण : उपलब्ध पूर्वाधारको सङ्ख्या आवश्यकताभन्दा खासै कम नभए पनि मर्मतसम्भारको अभाव मुख्य समस्या हो । छात्राका लागि पर्याप्त शौचालय नहुनु र स्यानिटरी सामग्री नहुनुले किशोरी विद्यार्थीको नियमित उपस्थितिमा प्रत्यक्ष असर पर्ने देखिन्छ । फोहोर जलाउने अभ्यासले वातावरणीय तथा स्वास्थ्यगत जोखिम बढाएको छ ।
५. निष्कर्ष : विद्यालयको सरसफाइ र खानेपानीको अवस्था सन्तोषजनक छैन । समस्या स्रोतको अभावभन्दा बढी व्यवस्थापन र नियमित मर्मतसम्भारको अभावसँग जोडिएको छ, जुन सीमित लगानीमै सुधार गर्न सकिन्छ ।
६. सुझाव : (क) चालु आर्थिक वर्षभित्रै बिग्रेका ५ ओटा शौचालय मर्मत गरी सञ्चालनमा ल्याउने । (ख) छात्राका लागि थप एक शौचालय निर्माण गरी निःशुल्क स्यानिटरी प्याडसहितको कुनाको व्यवस्था गर्ने । (ग) खानेपानी फिल्टर तत्काल मर्मत गरी हरेक तीन महिनामा पानीको गुणस्तर परीक्षण गराउने । (घ) प्रत्येक कक्षाकोठा र प्रमुख स्थानमा रङ छुट्याइएका डस्टबिन राखी फोहोर वर्गीकरणको अभ्यास सुरु गर्ने; फोहोर जलाउने कार्य पूर्ण रूपमा बन्द गर्ने । (ङ) विद्यार्थीकै सहभागितामा "सरसफाइ क्लब" गठन गरी मासिक अनुगमन र प्रतिवेदनको व्यवस्था मिलाउने ।
प्रस्तुतकर्ता : सरिता के.सी. — संयोजक हस्ताक्षर : .................. रमेश भट्टराई — सदस्य हस्ताक्षर : .................. प्रतिभा राई — सदस्य (विद्यार्थी) हस्ताक्षर : ..................
एकाइको सारांश
- व्यावहारिक लेखन ४ अङ्क + प्रतिवेदन/टिप्पणी ५ अङ्क = ९ अङ्क। यी ढाँचाका अङ्क हुन्।
- सबै ढाँचाको साझा कङ्काल — मिति → सम्बोधन → विषय → बेहोरा → समापन → नाम/पद/हस्ताक्षर।
- निवेदन — व्यक्तिले अधिकारीलाई; "श्रीमान्", "महोदय", अन्त्यमा निवेदक। अनुरोध वाच्य।
- सूचना — निकायले सर्वसाधारणलाई; शिरमा निकायको नाम, बिचमा सूचना, प्रकाशित मिति, अन्त्यमा आज्ञाले।
- कार्यालय पत्र — कार्यालयले कार्यालयलाई; प.सं., च.नं., विषय, आज्ञाले, बोधार्थ — यी चार निवेदनमा कहिल्यै नलेख्ने।
- विज्ञापन — जानकारी + मनाउने; आकर्षक शीर्षक, बुँदागत, सुविधा/छुट/सर्त, समयसीमा, सम्पर्क, मिति। अनुच्छेदमा नलेख्ने।
- टिप्पणी — निर्णयअघि, कार्यालयभित्रको आन्तरिक लेख। भाग: विषय → प्रस्तावना → तथ्य → कानुनी आधार → विकल्प → राय → पेस गर्ने → तोक आदेशको खाली स्थान।
- प्रतिवेदन — कामपछि, तथ्यपरक। भाग: शीर्षक → प्रस्तुतकर्ता/प्राप्तकर्ता → मिति → पृष्ठभूमि → कार्यविधि → प्राप्त तथ्य → विश्लेषण → निष्कर्ष → सुझाव → हस्ताक्षर।
- प्रतिवेदन र टिप्पणी सधैँ तृतीय पुरुष र भाववाच्यमा — "मैले हेरेँ" होइन, "अवलोकन गरियो"।
- सुझाव कार्यान्वयनयोग्य हुनुपर्छ; तथ्य सङ्ख्यासहित हुनुपर्छ; भावुक विशेषण वर्जित।
- औपचारिक शब्दावली: उपर्युक्त, तदनुसार, प्रतिलिपि, बोधार्थ, पेस, तोक आदेश, अनुसूची।
अभ्यास प्रश्न
व्यावहारिक लेखन (४ अङ्क)
- तपाईंको विद्यालयमा विज्ञान प्रयोगशालाका उपकरण अपर्याप्त भएको जनाई ती थप गरिदिन अनुरोध गर्दै प्रधानाध्यापकसमक्ष एक निवेदन लेख्नुहोस्। [4]
- तपाईंको स्थानीय तहले "स्वच्छ वातावरण अभियान" सञ्चालन गर्न लागेको जनाउँदै एक सूचना तयार पार्नुहोस्। [4]
- एउटा सामुदायिक पुस्तकालयमा नयाँ सदस्य भर्ना खुलेको सम्बन्धमा आकर्षक विज्ञापन तयार पार्नुहोस्। [4]
नमुना उत्तर
१.
मिति : २०८२/०५/२०
श्रीमान् प्रधानाध्यापकज्यू, शान्ति आदर्श माध्यमिक विद्यालय, बुटवल, रूपन्देही ।
विषय : विज्ञान प्रयोगशालाका उपकरण थप गरिपाउँ ।
महोदय,
प्रस्तुत विषयमा हामी यस विद्यालयको कक्षा ११ विज्ञान सङ्कायमा अध्ययनरत विद्यार्थीहरू हौँ । पाठ्यक्रमले तोकेका प्रयोगात्मक अभ्यास सम्पन्न गर्न आवश्यक पर्ने माइक्रोस्कोप, तराजु, परीक्षण नली, बर्नर तथा केही रासायनिक पदार्थ प्रयोगशालामा अपर्याप्त रहेका छन् । उपलब्ध माइक्रोस्कोपमध्ये दुई ओटा बिग्रेको अवस्थामा रहेकाले एउटै उपकरणमा एकै पटक धेरै विद्यार्थी अभ्यास गर्नुपर्ने बाध्यता छ । यसबाट प्रयोगात्मक परीक्षाको तयारीमा प्रत्यक्ष असर पर्ने देखिएको छ ।
अतः चालु शैक्षिक सत्रभित्रै उक्त उपकरणहरू थप एवम् मर्मत गरिदिई हाम्रो अध्ययनलाई सहज तुल्याइदिनुहुन सादर अनुरोध गर्दछौँ ।
यसै अनुरोधसहित,
निवेदक कक्षा ११ विज्ञान सङ्कायका विद्यार्थीहरूको तर्फबाट सुजाता पन्त, कक्षा प्रतिनिधि हस्ताक्षर : ..................
२.
बुटवल उपमहानगरपालिका नगर कार्यपालिकाको कार्यालय बुटवल, रूपन्देही
सूचना (प्रथम पटक प्रकाशित मिति : २०८२/०६/०१)
यस उपमहानगरपालिकाभित्र सरसफाइ र वातावरण संरक्षणलाई प्रभावकारी बनाउने उद्देश्यले "स्वच्छ वातावरण अभियान–२०८२" सञ्चालन हुने भएकाले सम्बन्धित सबैलाई देहायको व्यहोरा जानकारी गराइन्छ ।
- अभियान अवधि : २०८२ असोज ५ देखि असोज १५ गतेसम्म ।
- कार्यक्रम : वडागत सरसफाइ, प्लास्टिक सङ्कलन, वृक्षारोपण र विद्यालयस्तरीय वातावरण गोष्ठी ।
- सहभागिता : सबै वडा कार्यालय, विद्यालय, टोल विकास संस्था, युवा क्लब र सर्वसाधारण ।
- नाम दर्ता : सम्बन्धित वडा कार्यालयमा असोज ३ गतेभित्र ।
- अभियान अवधिभर घरबाट निस्कने फोहोर कुहिने र नकुहिने गरी छुट्याई मात्र बुझाउनुहुन सबैमा अनुरोध छ ।
आज्ञाले, प्रमुख प्रशासकीय अधिकृत
३.
पढ्नुहोस् — बढ्नुहोस् !
श्री सरस्वती सामुदायिक पुस्तकालय इटहरी–४, सुनसरी
नयाँ सदस्यता खुल्यो !
- सङ्ग्रह : साहित्य, इतिहास, विज्ञान, प्रतियोगितात्मक तयारी र बालसाहित्यका १५,००० भन्दा बढी पुस्तक
- सुविधा : वाचनालय, निःशुल्क इन्टरनेट, दैनिक पत्रपत्रिका, शनिबार साहित्यिक गोष्ठी
- शुल्क : वार्षिक रु. ५००।– (विद्यार्थीलाई रु. २५०।– मात्र)
- विशेष छुट : असोज मसान्तभित्र सदस्यता लिनेलाई ५०% छुट
- समय : बिहान ७:०० — बेलुका ७:००, आइतबारदेखि शुक्रबार
ज्ञानको ढोका सधैँ खुला — आजै सदस्य बन्नुहोस् !
सम्पर्क : ०२५–००००००, मोबाइल ९८४२०००००० इमेल : (इमेल ठेगाना)
(प्रकाशित मिति : २०८२/०६/०५)
प्रतिवेदन तथा टिप्पणी लेखन (५ अङ्क)
- तपाईंको विद्यालयमा सम्पन्न "वार्षिक खेलकुद प्रतियोगिता" को प्रतिवेदन तयार पार्नुहोस्। [5]
- विद्यालयमा एक जना सरसफाइ कर्मचारी नियुक्त गर्नुपर्ने सम्बन्धमा टिप्पणी तयार पारी निर्णयार्थ पेस गर्नुहोस्। [5]
नमुना उत्तर
४.
वार्षिक खेलकुद प्रतियोगिता–२०८२ सम्पन्न प्रतिवेदन
प्रस्तुत गरिने निकाय : प्रधानाध्यापकज्यू, जनकल्याण माध्यमिक विद्यालय, पोखरा–८ प्रस्तुतकर्ता : खेलकुद सञ्चालन उपसमिति मिति : २०८२/०६/१०
१. पृष्ठभूमि तथा उद्देश्य : विद्यार्थीको शारीरिक स्वास्थ्य, अनुशासन र सामूहिक भावना विकास गर्ने उद्देश्यले विद्यालय व्यवस्थापन समितिको मिति २०८२/०५/०२ गतेको निर्णयअनुसार वार्षिक खेलकुद प्रतियोगिता सञ्चालन गरिएको थियो । यसै सन्दर्भमा प्रस्तुत प्रतिवेदन तयार पारिएको हो ।
२. कार्यविधि : प्रतियोगिता मिति २०८२/०६/०२ देखि २०८२/०६/०६ सम्म पाँच दिन विद्यालय खेल मैदानमा सञ्चालन गरियो । सात सदस्यीय उपसमितिले कार्यतालिका निर्माण, निर्णायक व्यवस्थापन र सुरक्षा समन्वयको जिम्मेवारी लिएको थियो ।
३. सञ्चालित कार्यक्रम तथा सहभागिता : भलिबल, फुटबल, ब्याडमिन्टन, कबड्डी, दौड (१०० र ४०० मिटर), लामो उफ्राइ र चेसगरी जम्मा आठ विधामा प्रतियोगिता भयो । कक्षा ६ देखि १२ सम्मका जम्मा ३४२ जना विद्यार्थी (छात्र १८६, छात्रा १५६) सहभागी भए । उद्घाटन स्थानीय तहका वडाध्यक्षबाट र समापन प्रधानाध्यापकज्यूबाट भएको थियो ।
४. नतिजा : समग्र उपाधि "क" हाउसले प्राप्त गर्यो । उत्कृष्ट खेलाडी छात्रतर्फ कक्षा ११ का सुमन थापा र छात्रातर्फ कक्षा १० की अनिशा लिम्बू घोषित भए । विजेता र उपविजेतालाई प्रमाणपत्र र पदक वितरण गरियो ।
५. आर्थिक विवरण : स्वीकृत बजेट रु. ८५,०००।– मध्ये रु. ७८,४५०।– खर्च भई रु. ६,५५०।– बचत भएको छ । खर्चको विस्तृत विवरण अनुसूची–१ मा संलग्न छ ।
६. निष्कर्ष : प्रतियोगिता कुनै दुर्घटना वा अप्रिय घटनाबिना शान्तिपूर्ण रूपमा सम्पन्न भयो । विद्यार्थीको उत्साहजनक सहभागिता र अभिभावकको उपस्थितिले कार्यक्रमलाई सफल तुल्यायो । तर खेल मैदानको असमान सतह र प्राथमिक उपचार सामग्रीको अपर्याप्तता दुई प्रमुख कमजोरीका रूपमा देखिए ।
७. सुझाव : (क) आगामी वर्षअघि खेल मैदानको सतह समतल बनाउने । (ख) प्रतियोगिता अवधिभर प्रशिक्षित स्वास्थ्यकर्मी र प्राथमिक उपचार पेटिकाको अनिवार्य व्यवस्था गर्ने । (ग) छात्राको सहभागिता अझ बढाउन कक्षागत रूपमा पूर्वअभ्यासको व्यवस्था मिलाउने । (घ) खेलकुद बजेट आगामी वर्ष कम्तीमा २०% ले वृद्धि गर्ने ।
प्रस्तुतकर्ता : हरि प्रसाद न्यौपाने — संयोजक, खेलकुद सञ्चालन उपसमिति हस्ताक्षर : .................. मिति : २०८२/०६/१०
५.
श्री जनकल्याण माध्यमिक विद्यालय प्रशासन शाखा, पोखरा–८, कास्की
टिप्पणी नं. : ०८२/८३–१४ मिति : २०८२/०६/१२
विषय : सरसफाइ कर्मचारी नियुक्ति सम्बन्धमा ।
१. प्रस्तावना : मिति २०८२/०५/२८ गते पेस भएको सरसफाइ अनुगमन प्रतिवेदनको बुँदा नं. ६ मा विद्यालयको सरसफाइ नियमित गर्न थप जनशक्ति आवश्यक रहेको सिफारिस गरिएको छ । सोही सन्दर्भमा यो टिप्पणी उठाइएको हो ।
२. तथ्य विवरण : विद्यालयमा हाल विद्यार्थी सङ्ख्या ८७४ र कक्षाकोठा २२ रहेका छन् । सरसफाइका लागि एक जना मात्र कर्मचारी कार्यरत छन्, जसले ८ ओटा शौचालय, २२ कक्षाकोठा, कार्यालय, पुस्तकालय र परिसर सफा गर्नुपर्ने अवस्था छ । उपस्थिति अभिलेखअनुसार निजले गत तीन महिनामा औसत दैनिक ९ घण्टा काम गरेको देखिन्छ ।
३. कानुनी तथा नीतिगत आधार : विद्यालय व्यवस्थापन समितिको मिति २०८२/०२/१० गतेको निर्णय नं. ७ अनुसार आन्तरिक स्रोतबाट करार सेवामा कर्मचारी नियुक्त गर्न सकिने व्यवस्था छ । चालु आर्थिक वर्षको "पारिश्रमिक — करार सेवा" शीर्षकमा रु. २,४०,०००।– विनियोजित रही हालसम्म रु. १,२०,०००।– मात्र खर्च भएको छ ।
४. विश्लेषण र विकल्प : विकल्प (क) — पूर्णकालीन एक जना थप कर्मचारी करार सेवामा नियुक्त गर्ने । मासिक करिब रु. १५,०००।– खर्च लाग्ने; वर्षको बाँकी ६ महिनाका लागि रु. ९०,०००।– पुग्ने देखिन्छ, जुन उपलब्ध बजेटभित्रै छ । विकल्प (ख) — बाह्य सेवा प्रदायक संस्थासँग ठेक्का सम्झौता गर्ने । व्यवस्थापन सहज हुने तर लागत करिब २५% बढी पर्ने र खरिद प्रक्रियामा समय लाग्ने ।
५. निष्कर्ष तथा राय : विद्यार्थी सङ्ख्या र पूर्वाधारको आकार हेर्दा एक जना कर्मचारीले धान्न नसक्ने अवस्था स्पष्ट छ । लागत, समय र व्यवस्थापन तीनै दृष्टिले विकल्प (क) उपयुक्त देखिन्छ । तदनुसार (क) एक जना सरसफाइ कर्मचारी करार सेवामा नियुक्त गर्न सूचना प्रकाशन गर्ने, (ख) छनोटका लागि तीन सदस्यीय समिति गठन गर्ने, र (ग) आवश्यक रकम "पारिश्रमिक — करार सेवा" शीर्षकबाट व्यहोर्ने गरी निर्णयार्थ पेस गरेको छु ।
पेस गर्ने : विनोद गुरुङ लेखा तथा प्रशासन सहायक हस्ताक्षर : .................. मिति : २०८२/०६/१२
तोक आदेश : .............................................................. (प्रधानाध्यापक)
बोधका प्रश्न (२ अङ्क)
- टिप्पणी र प्रतिवेदनबिचको मुख्य भिन्नता लेख्नुहोस्। [2]
- सूचना र विज्ञापन कसरी फरक छन् ? [2]
- प्रतिवेदन तृतीय पुरुषमा किन लेखिन्छ ? [2]
उत्तर
६. टिप्पणी निर्णय लिनुभन्दा अगाडि लेखिन्छ; यसले विकल्प र राय प्रस्तुत गरी निर्णयकर्तासँग निर्णय माग्छ, र यो कार्यालयभित्रको आन्तरिक कागजात हो। प्रतिवेदन काम सम्पन्न भइसकेपछि वा अध्ययन सकिएपछि लेखिन्छ; यसले तथ्य, विश्लेषण, निष्कर्ष र सुझाव प्रस्तुत गरी जानकारी गराउँछ। छोटकरीमा — टिप्पणी भविष्यमुखी हो, प्रतिवेदन विगतमुखी।
७. सूचना तटस्थ भई जानकारी मात्र दिन्छ; यसको भाषा औपचारिक र सपाट हुन्छ र यो प्रायः सरकारी वा सार्वजनिक निकायले जारी गर्छ। विज्ञापन जानकारी दिनुका साथै पाठकलाई मनाउने र आकर्षित गर्ने उद्देश्य राख्छ; यसको भाषा आकर्षक, नारायुक्त र प्रभावकारी हुन्छ र यसमा मूल्य, छुट तथा सुविधाको प्रचार समावेश हुन्छ।
८. प्रतिवेदनको मुख्य गुण वस्तुनिष्ठता हो। प्रथम पुरुष प्रयोग गर्दा लेखकको व्यक्तिगत उपस्थिति र भावना अगाडि आउँछ र विवरण आत्मपरक देखिन्छ। तृतीय पुरुष र भाववाच्य प्रयोग गर्दा ध्यान लेखकबाट हटेर तथ्य र कामतिर केन्द्रित हुन्छ; त्यसैले "मैले हेरेँ" होइन "अवलोकन गरियो" लेखिन्छ। यसले प्रतिवेदनलाई निष्पक्ष र आधिकारिक बनाउँछ।
Practise more: Nepali question bank